Algemene Verordening Gegevensbescherming

Op 25 mei 2018 is de nieuwe wet gegevensbescherming in gegaan. Hoe wij met uw gegevens en de gegevens van uw kind omgaan, vindt u hier.

Hoe gaan wij om met de informatie van en over leerlingen

De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de leerlingadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek – de informatie verbeteren of aanvullen. Een aantal vragen in dit inschrijfformulier zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. De school verzamelt alle informatie van een leerling die noodzakelijk is, om de leerling zo goed mogelijk te begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra ondersteuning te kunnen bieden. Het leerlingdossier is alleen toegankelijk voor de begeleiders van een leerling ín de school. In de school wordt regelmatig over leerlingen gesproken, bijvoorbeeld tijdens een groepsbespreking, een rapportvergadering, een leerlingbespreking of het zorgoverleg. Dit overleg is nodig om de vorderingen van de leerlingen te volgen, problemen te signaleren en afspraken te maken over de begeleiding. ​Voor leerlingen die extra begeleiding of ondersteuning nodig hebben, wordt eventueel samengewerkt met externe deskundigen. Als we een leerling willen bespreken met externe deskundigen wordt hiervoor indien nodig eerst toestemming gevraagd aan de ouders/verzorgers. Bij de ontwikkeling en ondersteuning van onze leerlingen is een aantal disciplines betrokken. Dit betekent dat onze scholen niet alle gegevens in hun bezit hebben.


Volgende zaken zijn van belang:

  • medische dossiers vallen onder het beheer van de schoolarts. Medische zaken die van belang zijn voor het begeleiden van uw kind, staan in het leerlingdossier vermeld.
  • psychologische onderzoeken vallen onder het beheer van de gedragswetenschappers.
  • verslaglegging van een leerlingbespreking wordt direct digitaal vastgelegd in een beveiligde omgeving en daarna overgebracht naar het leerlingdossier. Deze gegevens vallen onder het beheer van de directie.
  • een ouder of leerling ouder dan 16 jaar mag een leerlingdossier onder toezicht van de teamleider of directeur inzien.
  • de leerlingdossiers worden twee jaar na doorverwijzing naar het regulier onderwijs vernietigd. Wordt een leerling naar een VSO verwezen, dan wordt het leerlingdossier drie jaar na het verlaten van de school vernietigd.
  • het beschikbaar stellen van dossiergegevens aan derden kan slechts plaatsvinden na toestemming van ouders/wettelijk vertegenwoordigers.
  • Het overdragen van leerlingdossier aan een andere school gebeurt via een beveiligde verbinding.

 

Aanvragen inzage persoonsgegevens door ouders/verzorgers of leerlingen

U kunt als ouder/verzorger een verzoek doen om de gegevens van uw zoon/dochter/pupil in te kijken. U dient hiervoor wel de wettelijke vertegenwoordiger van uw kind te zijn. Als uw zoon/dochter/pupil ouder is dan 16 jaar, kan hij/zij ook zelf inzage vragen in zijn/haar persoonsgegevens. De ouder/verzorger heeft het recht de persoonsgegevens in te zien tot het 21ste jaar van het kind. Als de leerling meerderjarig is, mag dit niet meer. De ouder/verzorger/leerling (vanaf 16 jaar) heeft naast recht op inzage, recht op correctie, verwijdering of afscherming van de betreffende persoonsgegevens. Bovendien kan de ouder/verzorger/leerling bezwaar maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Toewijzen van een correctie, verwijdering, afscherming van persoonsgegevens is afhankelijk van de grondslag* voor de verwerking van de gegevens. Hetzelfde geldt voor het bezwaar maken tegen gegevensverwerking van bepaalde persoonsgegevens. Inzage van de persoonsgegevens vindt altijd plaats onder begeleiding van een teamleider of directeur.

 

Grondslagen

  • Wettelijke verplichting
  • Toestemming van ouders
  • Uitvoering overeenkomst
  • Vitale belangen (gezondheid, welzijn van het kind)
  • Vervulling van een taak (onderwijs)
  • Behartiging gerechtvaardigde belangen


Hoe gaan wij om met informatie van en over ouders

De school verzamelt de informatie over ouders van een ingeschreven leerling die noodzakelijk is om een leerling zo goed mogelijk kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier. Toestemming gebruik foto’s en videomateriaal Op onze school laten wij u met foto’s en video’s zien waar uw kind mee bezig is. Tijdens verschillende gelegenheden maken wij foto’s en opnames, bijvoorbeeld tijdens activiteiten, schoolreisjes en lessen. Ook uw zoon/dochter kan op deze foto’s of video’s te zien zijn.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s of video’s op internet waardoor leerlingen schade kunnen ondervinden en er worden geen namen van leerlingen aan een foto of video toegevoegd. Bij de inschrijving van uw kind èn aan het begin van ieder schooljaar vragen wij ouders/verzorgers en leerlingen ouder dan 16 jaar of zij wel of geen toestemming geven voor het gebruik door Stichting VierTaal van foto- of videomateriaal voor:

  • gebruik op de website van de school, op de website van Stichting VierTaal of de website van de dienst Ambulante Begeleiding
  • gebruik in de mini-schoolgids, de schoolgids, de schoolkalender en het jaarverslag
  • brochures of voorlichtingsmateriaal
  • gebruik in de (digitale) nieuwsbrief
  • gebruik in het ouderportaal (bijvoorbeeld Social Schools)
  • gebruik op social media
  • Facebook
  • Twitter

Het is raadzaam om uw toestemming samen met uw zoon/dochter te bespreken. Leerlingen van 16 jaar en ouder mogen zelf aangeven of de foto’s gebruikt mogen worden voor de bovenstaande doeleinden. Als u uw keuze thuis bespreekt, dan weet de leerling zelf waarom het gebruik van foto’s en video’s wel of niet mag. Uw toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt. Het is bij Stichting VierTaal scholen gebruikelijk dat er tijdens de lessen video-opnamen worden gemaakt. Deze opnamen zijn bestemd om het lesgeven van de groepsleerkracht te verbeteren. Deze opnames worden niet buiten school gebruikt. Ook worden ze direct na gebruik vernietigd.

Toestemming van ouders is eveneens vereist als hun kind gefilmd wordt voor privé-doeleinden. Hierbij valt te denken aan ouders die willen filmen tijdens bijvoorbeeld het vieren van een verjaardag op school. U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven.


Protocol datalekken

Onze school verwerkt persoonsgegevens en is op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om een ernstig datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. VierTaal heeft een meldprotocol met betrekking tot datalekken. Functionaris gegevensbescherming Voor Stichting VierTaal is een functionaris gegevensbescherming aangesteld: Lindy Leevendig. E-mailadres: ibp@viertaal.nl